Office Manager

Ajax Systems - міжнародна технологічна компанія і найбільший у Європі виробник охоронних систем. Продуктам Ajax довіряють уже понад 4,5 мільйони кінцевих користувачів і 330 тисяч PRO-користувачів у більш ніж 180 країнах. Компанія пропонує комплексні рішення для захисту житлових і комерційних об'єктів різного масштабу. Нині портфоліо Ajax налічує 280 пристроїв для захисту від вторгнення, відеоспостереження, пожежної безпеки та комфорту й автоматизації. Кожного року ми демонструємо кратне зростання як у чисельності команди, так і в кількості користувачів у всьому світі.

Ajax Systems має виробництво повного циклу: від генерації ідей та створення прототипів до масового виробництва та продажу по всьому світу. Кожен департамент закриває певну операційну потребу бізнесу в повній мірі. Фахівці компанії залучені на всіх етапах: від виробничої лінії в Україні до логістичного центру в Польщі, звідки продукцію відправляють дистрибʼюторам по всьому світу.

Обов'язки:

• Забезпечення офісу та виробничих площ - забезпечення локації всім необхідним для життєдіяльності офісу та виробничих площ.
• Контроль чистоти та порядку - організація та контроль чистоти, порядку в усіх приміщеннях офісу.
• Замовлення продовольчих товарів - контроль та замовлення продовольчих товарів.
• Замовлення необхідних товарів - контроль та замовлення канцтоварів, господарчих товарів, медикаментів для аптечок.
• Організація інших замовлень - інші замовлення (меблі, кейтеринг, включаючи збір інформації).
• Організація робочих місць - організація та переміщення робочих місць для персоналу.
• Пошук та підбір підрядників - пошук інформації по підбору підрядників, порівняння цін, характеристик (підбір і аналіз оптимальних варіантів).
• Робота в 1С - створення заявок на оплату, замовлення постачальнику, ПТУ, списання та інші.
• Ведення операційних процесів - ведення процесів траспортування виробництва, хостелу, спец.одягу, клінінгу, харчування.
• Підготовка звітності - підготовка звітності з витрат.
• Робота з кореспонденцією - відправлення / отримання кореспонденції.

Вимоги до кандидата:

• Розвинені комунікаційні навички - вміння легко знаходити спільну мову з колегами, постачальниками та підрядниками, домовлятися та конструктивно вирішувати робочі питання.
• Проактивність та активна позиція - готовність самостійно включатися в задачі, шукати рішення та пропонувати оптимальні варіанти, а не лише працювати за чіткими інструкціями.
• Організованість та уважність до деталей - здатність одночасно вести декілька процесів, контролювати строки, замовлення, документи та не втрачати важливі деталі.
• Вміння працювати в режимі багатозадачності - здатність визначати пріоритети та швидко переключатися між різноплановими операційними задачами.
• Гнучкість та готовність виходити за межі звичних задач - не боятися нових або нестандартних запитів, самостійно розбиратися в них та знаходити рішення.
• Бажання навчатися та розвиватися - готовність швидко опановувати нові процеси, програми та інструменти, необхідні для роботи.
• Впевнене користування цифровими інструментами - Google Workspace / Microsoft Office, електронні таблиці, онлайн-сервіси та інші інструменти для організації й контролю роботи.
• Навички роботи з Excel / Google Sheets - на рівні, достатньому для ведення обліку, роботи з таблицями та підготовки базової звітності.
• Досвід роботи з 1С або іншими ERP-системами буде перевагою, але не є обов'язковим - важливіше готовність швидко освоїти необхідну систему.
• Аналітичний підхід - вміння знаходити необхідну інформацію, порівнювати пропозиції постачальників і підрядників за ціною та характеристиками та обирати оптимальний варіант.
• Стресостійкість та відповідальність - здатність спокійно реагувати на термінові запити, зміни пріоритетів та доводити задачі до результату.

Буде перевагою:

• досвід роботи Office Manager, Administrative Manager, Facility Coordinator або на аналогічній операційно-адміністративній позиції;
• досвід взаємодії з постачальниками та підрядниками;
• досвід ведення закупівель, витрат та адміністративної звітності;
• досвід роботи з ERP-системами.

Пропонуємо:

• Роботу в комфортабельному офісі з бомбосховищем;
• Офіційне працевлаштування зі стабільною оплатою та всіма гарантіями Дія.City резидента;
• Заняття англійською;
• Медичне страхування;
• Комплект системи безпеки Ajax (участь у проєкті бета-тесту - отримання та тестування нових гаджетів до їх релізу);
• Різносторонні проєкти та професійне зростання;
• Драйвову команду;
• Можливість пропонувати та реалізовувати власні ідеї, які мають вплив на продукт і виробництво;